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Aus einer Datenbank mach zwei

Splitting nennen wir, wenn eine Datenbank in zwei aufgeteilt (gespalten) wird. Dieser Vorgang kann sich im Laufe der Jahre wiederholen, braucht aber nicht unbedingt jährlich zu sein. Konkrete Anweisungen für diesen Vorgang.

Splitting wird in der Praxis vor allem benutzt, um die Last der Vergangenheit in einem "Archiv" abzulegen und mit der erleichterten "laufenden" Datenbank weiter zu machen. Die Archivdatenbank ist anschließend völlig unabhängig von der laufenden und dient nur noch zur Konsultierung.

Achtung: ein Splitting ist unwiderruflich, wenn Sie erst einmal in der laufenden Datenbank weiter gearbeitet haben. Ein Splitting hat den Nachteil, dass Sie anschließend die Historik eines Kunden, Lieferanten, Artikels, Generalkontos... nicht mehr auf einen Blick einsehen können, sondern in eine andere Datenbank wechseln müssen. Alternativen zum Splitting: siehe Wenn TIM langsam wird.

Übersicht

Das Splitting umfasst folgende Arbeiten:

  • Archiv-Datenbank als Kopie der Laufenden erstellen
  • Eröffnungsbuchungen in der laufenden Datenbank anlegen
  • Doppelte Daten löschen (also alte Daten in der laufenden Datenbank und neue Daten in der Archivdatenbank)

1. Neue Datenbank anlegen

Nehmen wir an:

  • Rechnungsjahr 2001 ist abgeschlossen. Sie möchten alle Daten bis inklusive Rechnungsjahr 2001 archivieren. In 2002 haben schon Buchungen stattgefunden.

  • Sie haben drei Datenbanken DATA1, DATA2 und TEST. DATA2 und TEST sollen so bleiben wie sie sind, aber von DATA1 soll eine Abspaltung in eine Archiv-Datenbank "2001" gemacht werden.
  • f:\tim ist das Programmverzeichnis, in dem TIM installiert ist.
  • (SetDataRoot wurde nicht verändert.)

Überlegen Sie sich den Namen der neuen Datenbank. Um zu archivieren, nimmt man normalerweise einfach das letzte Rechnungsjahr, das in der Datenbank enthalten ist. Beachten Sie, dass Datenbanknamen höchstens 8 Buchstaben lang sein dürfen.

Prüfen Sie (z.B. mit dem Windows-Explorer) nach, ob genügend Platz auf Ihrer Festplatte frei ist. Wir brauchen bis zum Abschluss des Vorgangs etwa 3x die Größe der Datenbank, die gesplittet werden soll.

Prinzip : wir legen zunächst ein (leeres) Verzeichnis 2001 an. Dann kopieren wir den kompletten Inhalt von DATA1 nach 2001. Und dann müssen wird noch eine kleine Konfigurationsdatei manuell bearbeiten, um TIM unsere Änderungen mitzuteilen. Gleichzeitig machen wir eine Sicherheitskopie KOPIE, die den Stand vor den folgenden Eingriffen enthält. Diese Kopie sollte nach erfolgreichem Splitting gelöscht werden.

Konkret : öffnen Sie ein DOS-Fenster und geben Sie folgende Befehle ein 

c:\>f:
f:\>cd \tim
f:\tim>md 2001
f:\tim>xcopy data1 2001 /v
f:\tim>md kopie
f:\tim>xcopy data1 kopie /v
f:\tim>edit dbd.dbc

Dann erscheint der Text-Editor, in dem Sie die Datei DBD.DBC bearbeiten müssen:
vorhernachher
DATA1  |Hauptfirma               |
DATA2  |Nebenfirma               |
TEST   |Versuche                 |

DATA1  |Hauptfirma ab 2002       |
2001   |Hauptfirma bis 2001      |
DATA2  |Nebenfirma               |
TEST   |Versuche                 |
KOPIE  |Sicherheitskopie         |

Beachten Sie, dass pro Zeile genau zwei senkrechte Striche (Alt-124) sein müssen. Speichern Sie die Datei und beenden Sie den Editor. Im DOS-Fenster tippen Sie "exit", um es zu beenden.

Zwischentest : Gehen Sie in die drei Datenbanken DATA1, 2001 und KOPIE rein und schauen sich alles mal an. Alle drei Datenbanken müssen funktionieren und die gleichen Daten enthalten. Und zwar eine Kopie Ihrer aktuellen Daten.

2. Neueröffnung Generalkonten

Starten Sie TIM und gehen Sie in die laufende Datenbank (DATA1) rein.

  1. Programm|Verwaltermenü
  2. Datenbank|Übertragsbuchung
  3. Setzen Sie im Dialogfenster die korrekten Perioden ein 
    ╔═══════════════ Übertragsbuchung ═══════════════╗
║ Periode(n)↓    -A199                           ║
║ Konten von↓       bis↓                         ║
║                                                ║
║ Dokument zu erstellen : REP 000011 :           ║
║ Datum 01.01.02  Periode↓A200                   ║
╚════════════════════════════════════════════════╝

    Im Feld Periode(n) muss stehen: von (leer) bis zur letzten Periode im zu löschenden Rechnungsjahr. Also " -A199" heißt : bis inklusive 2001.

    N.B.: Falls die Warnung Grundwährung ändert innerhalb dieses Periodenbereichs ! kommt, so ist das hier nicht schlimm.

  4. Bestätigen Sie das Dialogfenster. TIM generiert jetzt eine Buchung im Journal REP. Diese wird am Bildschirm angezeigt.

  5. Bestätigen Sie mit F10, um das Dokument zu registrieren.

  6. Sie können dieses Dokument anschließend über Journale|Diverse Buchungen im Benutzermenü einsehen (sowie nofalls auch entregistrieren und löschen)

Zwischentest : die Zahlen in der erzeugten Buchung müssen übereinstimmen mit denen der Endbilanz des letzten zu löschenden Rechnungsjahres. Außer die Konten 400000 (Kunden) und 440000 (Lieferanten), die gar nicht vorhanden sein dürfen und erst im folgenden Schritt übertragen werden. Die Differenz dieser beiden Konten steht außerdem an letzter Stelle im Konto 499000 (Wartekonto). Alle anderen Konten müssen jedoch übereinstimmen.

3. Neue Daten in der Archivdatenbank löschen

Gehen Sie in die Archivdatenbank (2001).

  1. Programm|Verwaltermenü
  2. Datenbank|Buchhaltung löschen
  3. Geben Sie als Periode(n) ein : "A200-(leer)" (also: alle Daten ab A200 einschließlich)
  4. TIM fragt noch mal nach: 
    ALLE DATEN AUS PERIODE Periode A200-     WERDEN GELÖSCHT !
                 Sind Sie sicher (J/N) ? N
  5. Dann dauert es ein bisschen, und dann kommt das Dialogfenster Sammelhistorik rekonstruieren, das Sie ebenfalls bestätigen und laufen lassen müssen.

Zwischentest : jetzt sind in dieser Datenbank nur noch Rechnungen und Finanzdokumente bis zum 31.12.2001.

4. Partnersalden übertragen

  1. Erstellen Sie in der Archivdatenbank eine Diverse Buchung im Journal REP. Datum 01.01.2002, Periode A200, Bemerkung = "Abschluss Kunden".

  2. Im Dialogfenster "Inhalt" drücken Sie F6. TIM zeigt das Dialogfenster Buchungsvorschläge: 
    ╔═══════ Buchungsvorschläge ═══════╗
║ Zahlungsziel bis zum   .  .      ║
║ nur Partner↓                     ║
║ nur Generalkonto↓                ║
║ nur Zentralisierungsart↓ V       ║
║ (nur Journal↓   )                ║
║ (nur Buchungen bis zum 31.12.01) ║
║ X nur offene Buchungen           ║
║   Buchungen pro Match gruppieren ║
║ X Buchungsrichtung invertieren   ║
╚══════════════════════════════════╝

  3. Tragen Sie manuell ein "V" in Zentralisierungsart ein.

  4. Bestätigen Sie. TIM arbeitet ein bisschen und zeigt dann eine lange Liste von Buchungsvorschlägen, die bereits angekreuzt sind.

  5. Bestätigen Sie wiederum mit F10. TIM trägt diese Buchungen jetzt ins Dokument ein.

  6. Fügen Sie am Ende des Dokuments eine letzte Buchungs ins Wartekonto 499000 hinzu. TIM trägt dort automatisch den Fehlbetrag ein. Dieser Betrag muss übereinstimmen mit der Zahl im Konto 400000 Ihrer Abschlussbilanz 2001.

  7. Das Dokument brauchen Sie gar nicht zu registrieren, sondern wählen Sie jetzt Datei|Daten exportieren.
  8. Wählen Sie "FNLDOC.EXP:Dieses Dokument exportieren". TIM erstellt jetzt eine temporäre Datei.

  9. Gehen Sie in die laufende Datenbank (DATA1).

  10. Erstellen Sie dort eine Diverse Buchung im Journal REP. Datum 01.01.2002, Periode A200, Bemerkung "Eröffnung".

  11. Im Dialogfenster "Inhalt" wählen Sie Datei|Daten importieren und dann "FNLDOC.IMP:Dokument aus anderer Datenbank importieren". TIM trägt jetzt die Zahlen (die in der alten Datenbank ermittelt wurden) in dieses Dokument ein.

  12. Registrieren Sie mit F10.

  13. Das Gleiche noch mal für die Lieferanten (Aber Zentralisierungsart E statt V und die Zahl im Wartekonto muss übereinstimmen mit 440000 statt 400000)

5. Alte Daten in der neuen Datenbank löschen

Gehen Sie in die laufende Datenbank (DATA1).

  1. Programm|Verwaltermenü
  2. Datenbank|Buchhaltung löschen
  3. Geben Sie als Periode(n) ein : "(leer)-A199" (also: alle Daten bis 2001 einschließlich)
  4. TIM fragt noch mal nach: 
    ALLE DATEN AUS PERIODE Periode     -A199 WERDEN GELÖSCHT !
                 Sind Sie sicher (J/N) ? N
  5. Dann dauert es ein bisschen, und dann kommt das Dialogfenster Sammelhistorik rekonstruieren, das Sie ebenfalls bestätigen und laufen lassen müssen.

6. Datenbanken kompaktieren

Beide Datenbanken sollten jetzt kompaktiert werden:

  • Programm|Datenbank-Check
  • "Kompaktieren" ankreuzen
  • Die anderen Aktionen abschalten
  • Mit F10 bestätigen.

7. Tests

In der laufenden Datenbank (DATA1) sollten Sie jetzt gründliche Tests machen, bevor Sie Ihre nächste Rechnung dort erstellen:
  • Saldenliste der Generalkonten, Kunden und Lieferanten für Periode 2002 (also das erste Rechnungsjahr) ausdrucken. Diese Zahlen müssen übereinstimmen mit der Abschlussbilanz von 2001 (des Vorjahres).
  • Stichproben auf verschiedenen Kunden und Lieferanten machen : Stimmen die Angaben im Dialogfenster F9 Historik noch? Offene Rechnungen aus Vorjahren sind jetzt durch eine Diverse Buchung im Journal REP ersetzt.
  • Der Integritätstest darf keine Fehlermeldungen (zumindest keine neuen) anzeigen.