Handbuch · Arbeiten mit TIM · Allgemeine Buchhaltung · Kassen- und Bankauszüge buchen

Anzahlungen verbuchen

«Meine Kunden zahlen oft eine Anzahlung in Bar oder per Bank, und den Rest dann bei der Lieferung. Beim Erfassen der Anzahlung gibt es noch keine Rechnung, sondern nur einen Auftrag. Wie soll ich das erfassen?»

Beispiel : Kunde «Toutenler» hat einen Auftrag über 6000 EUR erteilt, wovon 500 EUR als Anzahlung gezahlt wurden.

Wenn Sie die Anzahlung erfassen, wird TIM keinen Buchungsvorschlag machen, nachdem Sie den Kunden ausgewählt haben. Das ist logisch, weil ja noch keine Rechnung vorliegt. Sie geben also einfach den Betrag der Anzahlung manuell als Einnahme im Bank- oder Kassenjournal ein:

┌──────────────────────────────────────────────────┐┌────────────────────────┐
│Dokument BBL 040001 Datum 03.01.04   Periode 0401 ││ Alter Saldo    -189.00 │
│                                                  ││                        │
│Währung  EUR                 Status û registriert ││ Neuer Saldo     311.00 │
└──────────────────────────────────────────────────┘└────────────────────────┘
  P-Kto  G-Kto  Z Bemerkung                 Einnahme   Ausgabe    Match
 ───────┬──────┬─┬─────────────────────────┬──────────┬──────────┬──────────
  000034│      │V│Toutenler, Constructions │    500.00│          │
        │      │ │                         │          │          │

Bemerkung : Das Feld «Match» lassen Sie leer. Im Feld «Z» (Zentralisierungsart) schreibt TIM automatisch ein V (Verkauf), was richtig ist.

Dann wird irgendwann der Auftrag geliefert und die Rechnung erstellt. Daraufhin sieht die Historik des Kunden wie folgt aus:

╔══════════════════ Historik Toutenler, Constructions ═══════════════════╗
║ Datum    Jnl Dok.Nr Bemerkung       Debit      Kredit     * Match      ║
║─────────┬───┬──────┬───────────────┬──────────┬──────────┬─┬────────── ║
║ 03.01.04│BBL│040001│               │          │    500.00│ │BBL040001  ║
║ 15.02.04│VKR│040002│               │   6000.00│          │ │VKR040002  ║
║         │   │      │               │   6000.00│    500.00│ │           ║
║         │   │      │               │          │          │ │           ║

Zuletzt trifft die Restzahlung von 5.500 EUR auf Ihrem Konto ein. Sobald Sie beim Erfassen des Kontoauszugs den Kunden auswählen, macht TIM Buchungsvorschläge:

╔═══════ Buchungsvorschläge Toutenler, Constructions ══════╗
║   BBL040001 03.01.04                         -500.00 EUR ║
║   VKR040002 15.02.04                         6000.00 EUR ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

Wie man sieht, hat TIM nicht automatisch erkannt, dass die 500 EUR zu der Rechnung gehören. Jetzt ist der Moment, wo Sie ihm das sagen sollten. Und zwar, indem Sie an dieser Stelle F9 drücken, um die Historik zu sehen. Gehen Sie hier ins Feld «Match» der ersten Buchung und ersetzen Sie das «BBL040001» durch «VKR040002»:

╔══════════════════ Historik Toutenler, Constructions ═══════════════════╗
║ Datum    Jnl Dok.Nr Bemerkung       Debit      Kredit     * Match      ║
║─────────┬───┬──────┬───────────────┬──────────┬──────────┬─┬────────── ║
║ 03.01.04│BBL│040001│               │          │    500.00│ │VKR040002  ║
║ 15.02.04│VKR│040002│               │   6000.00│          │ │VKR040002  ║
║         │   │      │               │   6000.00│    500.00│ │           ║
║         │   │      │               │          │          │ │           ║

Wenn Sie jetzt das F9-Fenster mit F10 oder Escape beenden, ermittelt TIM seine Buchungsvorschläge neu und schlägt jetzt wie erwartet folgendes vor:

╔═══════ Buchungsvorschläge Toutenler, Constructions ══════╗
║   VKR040002 03.01.04                         5500.00 EUR ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

Hier drücken Sie jetzt nur noch Enter um den Vorschlag anzunehmen. TIM bucht daraufhin im Kontoauszug ordnungsgemäß:

╔═════════════════════════════ Inhalt BBL 040002 ══════════════════════════
║ P-Kto  G-Kto  Z Bemerkung                 Einnahme   Ausgabe    Match
║───────┬──────┬─┬─────────────────────────┬──────────┬──────────┬─────────
║ 000034│      │V│Toutenler, Constructions │   5500.00│          │VKR040002
║       │      │ │(neuer Saldo)            │    311.00│          │

Und wenn Sie diesen Kontoauszug registrieren, ist das Konto dieses Kunden lettriert.