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Wie TIM Dokumente nummeriert

TIM merkt sich pro Journal die Nummer, die gerade dran ist. Er gibt Ihnen nicht bei jedem neuen Dokument die Möglichkeit, eine andere Nummer anzugeben.

Durch diesen Automatismus wird verhindert, dass Sie aus Versehen z.B. eine Rechnungsnummer überspringen.

Über Konfigurierung|Journale können Sie das Feld Letzte Dokumentnummer manuell bearbeiten. Dieses Feld wird auch der «Dokumentzähler» genannt. Dadurch ist es z.B. auch möglich, Dokumente im Nachhinein zu erfassen.

«Dokumentnummer ist bereits vergeben»

Wenn Sie mit [Insert] ein neues Dokument erstellen, dann schaut TIM im entsprechenden Journal in diesem Feld nach, welche Nummer denn jetzt dran ist. Dann kann als Warnung kommen «AUF 030003 : Dokumentnummer ist bereits vergeben».

Was ist passiert? TIM hat im Journal AUF nachgeschaut, und dort steht 030002 als letzte Dokumentnummer. Also hat er für das neue Dokument die Nummer 030003 genommen. Aber dann hat er sicherheitshalber doch mal nachgeprüft und festgestellt, dass es schon ein Dokument 030003 im Journal AUF gibt. Das geht natürlich nicht.

Was in diesem Fall zu tun ist:

  • Verwaltermenü
  • Konfigurierung|Journale 

    Jnl Seq N Bezeichnung          Wä  Dok.Nr Peri Z D Attr.
───┬───┬─┬────────────────────┬───┬──────┬────┬─┬─┬────────────
VKA│000│M│Angebote            │   │000004│    │V│D│K
VKB│000│M│Angebote 2          │   │      │    │V│D│K
AUF│001│E│Aufträge            │   │030002│    │V│D│K
ABZ│002│E│Arbeitszettel       │   │030003│    │V│D│K
LIE│003│E│Lieferscheine       │   │      │    │V│D│KQA
VKR│010│M│Verkaufsrechnungen  │EUR│000001│    │V│D│LGKMA
KOS│100│E│Kostenscheine       │   │030001│    │E│C│K
ANF│200│E│Preisanfrage        │   │      │    │E│D│PK
BST│210│E│Lieferantenbestellun│   │      │    │E│D│PKQ
WEG│220│E│Wareneingang        │   │      │    │E│C│PKQ
EKR│230│E│Rechnungen Einkauf  │   │      │    │E│C│LGPK
UNT│900│E│Unterhaltsverträge  │   │      │    │V│D│K

    In der Listenansicht steht als Kolonnentitel «Dok.Nr.». Das ist der Dokumentzähler.

  • Gehen Sie mit dem Cursor auf die Zeile von Journal AUF in die Kolonne «Dok.Nr»
  • [F1] zeigt eine Liste der bestehenden Aufträge
  • Gehen Sie mit [Ctrl-PageDown] auf die letzte Zeile.
  • [Enter] um dieses Dokument auszuwählen.

Was war passiert? Der Dokumentzähle kann durcheinander kommen, also nicht wirklich auf dem letzen Dokument stehen. Durch diesen Eingriff haben wir ihn wieder richtig gesetzt.

«nicht das letzte Dokument»

Wenn Sie mit [Delete] ein Dokument löschen, dann kann die Warnung «VKR 030005 ist nicht das letzte Dokument des Journals !» kommen.

  • Man darf immer nur das letzte Dokument des Journals löschen. Wenn Sie also eine Serie von Dokumenten löschen wollen, dan fangen Sie hinten an.

  • Ein Dokument aus der Mitte raus zu löschen, ist nur in ganz seltenen Fällen nötig. Sie werden dann eher den Inhalt löschen und die Nummer wiederverwerten. Oder das leere Dokument registrieren.

  • Wenn diese Warnung nicht stimmt (wenn das Dokument wohl das letzte ist, aber TIM will das nicht einsehen), dann liegt das daran, dass der Dokumentzähler falsch steht. Verwaltermenü, Konfigurierung|Journale und Letzte Dokumentnummer richtig setzen gehen.